Indretning til videokonference

Videokonferencer er i stærk vækst og er ved at blive en fast del af de flestes arbejdsdag. Derfor er der også et stærkt stigende behov for at gøre det professionelt. Også fordi mødelokaler og hjemmekontorer pludselig bliver en del af virksomhedernes ansigt ud ad til.

Da radio NOVA efter den store COVID-19 lockdown den 11. marts 2020 flyttede studiet til værternes private hjem, bød de første dage på dårlig lyd og forstyrrende rumklang. Om NOVA efter et par dage fik styr på teknikken, og/eller om værterne fik sat nogle akustiske absorbenter op i privaten, ved vi ikke. Mest sandsynligt var det en kombination. Pointen er, at det blev tydeligt, hvor meget lydbilledet betyder for oplevelsen og forståelsen af en dialog og dens indlagte pointer. Og denne udfordring får en ekstra dimension, når der ved en videokonference også kommer billede på. For nu skal der pludselig også tænkes over baggrund, kameravinkel og lyssætning.

Akustikere benytter begrebet Speech Transmission Index (STI) til at måle og beskrive, hvor mange procent af de talte ord der modtages og forstås i en almindelig dialog. Og det står helt klart, at et lokale med for meget rumklang reducerer taleforståeligheden dramatisk og øger risikoen for, at vigtige pointer går tabt, hvilket hæmmer en ellers god dialog og reducerer udbyttet af videokonferencer og møder i øvrigt. Og ligesom med radio NOVA bliver det ekstra tydeligt, når der er plads til forbedring. Derfor har en investering i ordentlig akustik som regel også en kort tilbagebetalingstid.

Til at bidrage til et højt STI findes professionelt AV-teknik, som reducerer baggrundsstøjen rigtig fint. Erfaringer viser dog, at lydbilledet først bliver helt perfekt, når rum-akustikken også er i orden. Ingen kunne fx finde på at indrette et professionelt lydstudie uden akustiske absorbenter på vægge og lofter. Derfor anbefaler vi, at lydbilledet i mødelokalet og til videokonferencen optimeres både med de rigtige AV-midler og med gode, velplacerede akustiske absorbenter.

I modsætning til lydstudiet bliver de akustiske absorbenter i mødelokalet synlige, når der tændes for kameraet. Derfor må design, farver og materialevalg også indgå i overvejelserne, når man indretter fremtidens rum til videokonferencer i virksomheden og i hjemmet. Til det formål findes der allerede rigtig gode akustiske løsninger som fx Grape Random i naturkork samt Grape Tiles og Grape Float i filt fremstillet af plastikflasker. En kendt dansk radiovært bruger i øvrigt både Grape Float og Grape Random til at regulere akustikken i sit hjemmestudie.

Belysningen i videokonferencelokalet har nogle helt konkrete udfordringer. For det første skal man undgå dominerende modlys, fx fra et vindue i baggrunden. Den næste udfordring er alt for koncentreret lys oppefra, typisk fra en kraftig pendel eller spot, der trækker lange skygger i ansigtet (som ikke får en til at se yngre ud). En tredje uheldig fejl er brændpunkter fra lyskilder, der spejler sig i skærmen og stjæler billedet. Heldigvis er alle tre udfordringer til at løse med et gennemtænkt lysdesign og et klogt valg af lyskilder.

Det perfekte rum til videokonferencer

AV CENTER og Grape har i et tæt samarbejde skabt et system, der vil give det perfekte rum til virksomhedens videokonferencer. Et system der tager udgangspunkt i standardløsninger, og som derved bliver enkelt at konfigurere og servicere. De vigtige elementer i systemet er Grape Float akustiske flåder med fleksibel lyssætning og en lofthængt MXA910 mikrofon fra Shure – og med Brooklyn Line pendler fra Panzeri mellem de akustiske flåder, så man opnår et jævnt lys over mødebordet, der ikke generer i skærmen. Til væggene anbefaler vi igen de gode dekorative væg-absorbenter som fx Grape Random eller Grape Tiles.

Men godt lys og god lyd gør det ikke alene, for den indbyrdes placering er lige så vigtig, da der ikke findes to identiske rum. Derfor handler placeringen mere om nogle principper end om en færdig køreplan. Her vores huskeliste:

- Der må ikke være distraherende brændpunkter i skærmen
- Der må ikke være lys, der blænder ind i kameraet
- Ansigterne på deltagerne skal være jævnt belyste, og modlys er et no go!
- Efterklangstiden i lokalet skal noget under 0,6 sekund for at opnå et højt STI
- Baggrunden skal være pæn og rolig, så den ikke stjæler billedet
- Mikrofonen skal placeres centralt over mødebordet og pege på den, som taler
- Internetforbindelsen skal naturligvis være hurtig og stabil

Det perfekte hjemmekontor til videokonferencer

Som nævnt er videokonferencerne også flyttet hjem i privaten, og med et slag er stigereoler, familieportrætter og rungende køkkener med henstående opvask blevet en del af virksomhedens ansigt udadtil. Det har været befriende autentisk, men videokonference er kommet for at blive, og det er tid til at fremstå mere professionelt.

Derfor må det perfekte hjemmekontor til videokonferencer nødvendigvis indeholde nogle af de samme gennemtænkte elementer som det perfekte videokonferencerum i virksomheden. Så førnævnte huskeliste kan altså i høj grad genbruges i privaten. Dog med nogle nødvendige tilføjelser, fordi pladsen til de hjemlige videokonferencer også er en arbejdsplads, som Arbejdstilsynet skal kunne nikke ja til. Samlet set er noget blevet enklere, mens andet skal gøres helt anderledes. Og så er udfordringen krydret med, at de fleste helst ikke vil have et alt for kontoragtigt look i hjemmet.

Tip: Til dem som gerne vil have sænk, men ikke har plads og lyst til et traditionel hæve/sænke-bord har vi designet Grape Dining hæve/sænke spiseborde.

Hvordan kommer du og din virksomhed i gang?

Alle virksomheder, der vil fremstå professionelle, kan få gavn af at investere i en opstramning af faciliteterne til videokonference. Og det vil være investeringer med hurtige tilbagebetalingstider, eftersom bedre mødekvalitet, færre rejseomkostninger og højere effektivitet vil kunne mærkes direkte på bundlinjen.

Når I vil i gang med at indrette jer til videokonference, er det næste skridt at finde eksperter inden for AV, akustik, lysdesign og indretning. Eller også kan I vælge at samarbejde med alliancen AV CENTER og Grape, der tilsammen har hele pakken. Giv os gerne et uforpligtende kald på 38 878 800 og hør mere.