Tips til indretning af receptionen

Receptionen eller modtagelsen, som den i virkeligheden burde hedde på dansk, er et af de vigtigste områder i virksomhedens indretning. Det ligger jo lidt i kortene, at det er her nye kunder, leverandører og medarbejdere danner sig det første varige indtryk af, hvem I er. Og vi snakker om de første fem kritiske sekunder. Så det er en oplevelse, der skal sidde lige i skabet.

Hvad skal jeres interessenter tænke om jer?

Start med at tænke grundigt over hvad jeres interessenter (kunder, leverandører og medarbejdere) skal tænke om jer. Lav fx et mindmap med alt hvad I skal huske fra ordentlighed til csr og bæredygtighed. Sidder medarbejderne i receptionen ikke ordentligt? Er de fx påvirket af træk, støj og dårligt lys, får I dybe ridser i jeres csr barometer, hver eneste gang nogen træder ind af døren. Vil I gerne signalere ordentlighed og styr på forretningen, må receptionen på tilsvarende måde aldrig være en rodebutik.

Tænkt holistisk når receptionen indrettes

Mange receptioner har venteområder. Men det er meget forskelligt, hvordan de indrettes, og derfor også hvor brugte de er. Et velindrettet venteområde kunne måske også med fordel give rum til korte uformelle møder. Det kunne dermed løse det problem, vi kender alt for godt; nemlig manglen på ledige mødelokaler. Det passer måske endda også bedre til den hurtige formelle snak I engang imellem skal have med en gæst. Venteområdet kunne også være en hyggelig cafe til gæster og medarbejdere? Eller kunne det også være mødestedet, man holder sin frokostpause? Mulighederne er mange. Men tænkt det godt igennem, og husk hele tiden på hvor vigtigt førstehåndsindtrykket er. Vil gerne advare mod at gæster mødes med en alt for påtrængende lugt af mad.

Receptionen er for det meste også en arbejdsplads

Vi har været med til at indrette en del receptioner. Kun en enkelt blev fra bunden tænkt som ubemandet. Så i 99 ud 100 tilfælde er det altså vigtigt, at tænke over, at receptionen også er en arbejdsplads for en eller flere af jeres medarbejdere.

Så helt klassisk bør arbejdspladserne indrettes ergonomisk korrekt. Altså med højdejusterbare borde, gode kontorstole, korrekt arbejdsbelysning og selvfølgelig uden træk eller støj. Indretningsplanen skal også være i orden. De færreste føler sig fx godt tilpas, hvis de sidder midt i et stort lokale uden afskærmninger. Besøgte engang sådan en indretning, og det var tydeligt, at de to receptionister ikke følte sig godt tilpas. Nu kender jeg virksomheden for noget andet. Men ellers kunne det have fortalt mig en historie om ledelsens menneskesyn.

Lav omgivelser der inspirerer

Ønsker I at opnå noget ekstraordinært med jeres virksomhed, er selv jeres indretning i konkurrence med konkurentens. Dette gælder selvfølgelig i særlig grad receptionen. Så giv jeres kunder en inspirerende oplevelse, når de træder indenfor. Og der skal sådan set ikke meget mere til end et gennemtænkt indretningsdesign til at gøre tricket. Vi synes fx det virker rigtig godt med rolige naturinspirerede omgivelser med farver, former og materialer, der er afstemt, som en var det en dansk bøgeskov. Om det er lysegrønt forår eller et gyldent efterår, kommer så lidt an på, hvad I ellers står for. Det kan også være så meget andet.

Akustikken

I en reception er det sjældent vigtigt at skærme af for bimlende telefoner og kollegaers kaffesnak. Til gengæld er det rigtig vigtigt, at rum-akustikken giver et klart defineret lydbillede med en høj taleforståelighed. Både til når medarbejderen i receptionen taler i telefon, og når der skal tales med besøgende hen over disken. Akustikken er et stort emne i sig selv og vi hjælper jer gerne med at få styr på den. Vi har også skrevet nogle korte artikler om emnet. Måske de kan hjælpe til at få styr på nogle af begreberne:

Akustik, Indretning og Inspiration
Hvad ved Møller om akustik?
Behov for at reducere støj på arbejdspladsen

Lys-design

Ligesom akustikken er det klogt at møde jeres gæster med et gennemtænkt og inspirerende lys-design. Det handler et stykke hen af vejen om at skabe nogle effekter, der giver rummet dybde. Og det kan være en god investering at købe nogle timer hos en professionel lys-designer. For med det rette lys-design bliver jeres gennemtænkte indretning til den perfekte indretning. Vi kender en rigtig dygtig lys-designer, hvis nogen skulle spørge.

Hvis jeres stærke logo-farve skal gå igen i indretningen, så gør det med omtanke

For nogle uger siden besøgte jeg en virksomhed med en stærk rød logofarve. I det øjeblik jeg trådte ud af elevatoren trådte jeg ind i et helt rødt rum. Alle fire vægge og loftet var malet i virksomhedens stærke røde farve! Egentlig ret fedt og bestemt et frisk pust. Men her bagefter kan jeg stadig huske følelsen af, hvordan min krop frigav stresshormoner og pulsen steg. Nærmest som om kroppen gjorde sig klar til kamp. En reaktion som i øvrigt er dokumenteret i de fleste farvestudier. Tænker ikke det var en følelse, virksomheden ønskede som en del af førstehåndindtrykket.

Har vi glemt noget?

Formålet med denne artikel var, at dække de vigtigste aspekter i indretningen af receptionen. Er der noget, du savner belyst, er du selvfølgelig altid velkommen til at give os et kald og komme forbi til en snak om indretning og omgivelser, der skal inspirere.

Christian Nygaard